オンブズマンに関するよくある質問（信頼弁護士）

• オンブズマンの仕事とは。

  従業員、取引先及び外部当事者は、法令又は社内規則に違反する事情を報告する権利を有します。オンブズマンは、これらの報告を受け付けます。オンブズマンは、法的に保護され、社外に秘密の守られた場を提供します。オンブズマンは、内部告発者に自分の権利と進め方を伝えます。オンブズマンは、内部告発者の同意を得た場合に限り[1]、社内の連絡担当者に報告を転送する。オンブズマンは、信頼する者としてこのプロセスに関わることができます。オンブズマンは、いつでも内部告発者に連絡を取ることができます。

  [1]この他者に関する言及は、常にあらゆる性別の人または団体を指します。なぜなら、多様性憲章の意味では、すべての人々は、性別、年齢、出自、宗教、障害、性的指向に関係なく、私たちと同等の価値を持つからです。言葉選びは、文字を言語的に簡素化する目的にのみに行います。

• オンブズマンに連絡できるのは誰ですか？

  全従業員と、サプライヤやサービスプロバイダーといった外部者は、オンブズマンを求めることができます。

• オンブズマンにはどのような報告をするのですか？

  オンブズマンは、法律違反と社内規則違反に関する報告を受けます。オンブズマンの主な目的は、経済犯罪、会計犯罪、資産への損害を明確にし、防止することです。ただし、社内ガイドライン（「汚職防止規則」など）に対する違反もすべて報告できます。

• オンブズマンは私が許可した情報のみを伝えるのですか？

  はい。内部告発者のみが、オンブズマンにどの情報を提供するか、また、オンブズマンが会社に第2段階でどの情報を提供するのかを決めます。不正使用（すなわち故意による虚偽情報）の場合に限り、オンブズマンは内部告発者の意に反してでも情報を伝える権限をを持ちます。オンブズマンは初回の連絡時にこのことを説明します。

• オンブズマンに連絡すると費用がかかりますか？

  いいえ、オンブズマンは誰でも無料で使うことができます。

• 匿名でオンブズマンに連絡できますか？

  はい、内部告発者も匿名でオンブズマンに連絡できます。このことは、オンブズマンとの最初の接触時から適用されます。オンブズマンは、必要に応じて会社に対する内部告発者の匿名性を保護します。

• 私の件はどうなるのですか？

  この報告書は、関係者全員の利益を考慮し、法律と内部規則に従って処理されます。そのため、オンブズマンは事前調査を行った後、会社の担当者に情報を転送します。

• その後の進捗について、オンブズマンに連絡してもよいですか？

  内部告発者は、いつでもオンブズマンに連絡し、進捗に関する情報を得ることができます。報告終了後も、内部告発者は法的に許される範囲でオンブズマンの結果を知ることができます。

• 私がオンブズマンに連絡を取ると、そのオンブズマンが「自分の弁護士」になるのですか？

  いいえ、オンブズマンは公式・裁判手続きによって内部告発者を代表することは許可されていません。従って、内部告発者の個人的な権利や主張を法廷で強制する措置を講じることはできず、また実行することは許可されません。

• オンブズマンは本当に独立しているのですか？

  はい。オンブズマンは、独立した弁護士としての役割を果たしますが、報告の実質的な取り扱いに関する会社の指示には従いません。オンブズマンは、自身が会社にどの程度まで報告するかを、自分の正しいデューディリジェンスに基づいて決定します。

• 初回の接触はどのように行われますか？

  初回の接触は、電話、電子メール、SMS、投稿、個人的な会合によって行うことができます。

• 社内で以前担当していた部署にも連絡を取り続けても良いですか？

  はい、全社員が上司、労使協議会、コンプライアンス部門、経営幹部に連絡を取ることが可能です。

• 私は内部告発者として保護されますか？

  はい。内部告発者は保護されます。内部告発者に対する報復行為は許容されません。

• 制度の悪用（告発）はどのように防止しますか？

  何度懐疑的な意見が出されても、オンブズマンの任命時に告発されるケースは非常に稀です。とはいえ、オンブズマンは面談の冒頭で、内部告発制度の悪用は許されないこと、意図的、つまり故意に悪用した場合はオンブズマンが通報者の個人情報を会社に伝える義務があることを通報者に伝えます。いずれにせよ、意図的に内部告発制度を悪用した従業員は、懲戒処分を受ける場合があります。

• データの保護および安全性に対するコンプライアンスの仕組み。

  オンブズマンは、法定保存義務とデータ保護法の規定に準拠する必要があります。収集した個人データは、内部告発者及び関係者の身元に関する情報に限定されます。同社のデータ保護担当者は、内部告発者管理データの保護適合性を定期的に点検しています。

• 報告書の影響を受けた場合、即時解雇となりますか？

  いいえ。無実の推定が適用されます。関係者全員の利益を考慮し、全ての報告書が法律と内部規則に従って調査されます。本件の終了後、可能性のある措置についての決定が下されます。

• 報告しても結局間違ってたらどうなりますか？

  情報が誠意を持って提供される限り、つまり意図的に偽りではない限り、内部告発者が結果を心配する必要はありません。

• 法律違反の疑いがある場合、私はオンブズマンに行かなければなりませんか？

  いいえ、オンブズマンへの連絡は任意です。オンブズマンが追加の連絡先として設定されました。

• オンブズマンと直接会うことはできますか？

  はい。オンブズマンに直接会って、秘密の会話をすることはいつでも可能です。

• 勤務時間中にオンブズマンに連絡したり、訪問したりしても良いですか？

  はい。

• 旅費は会社から支給されますか？

  はい、交通費は会社から支給されます。和解はオンブズマンが引き継ぐため、必要である限り匿名性は保たれます。

• 手掛かりが処理されたときに通知を受け取ることができますか？

  はい。内部告発者は、オンブズマンが本件を終了した後、遅くとも法的に許容できる範囲で、オンブズマンから通知されます。

• オンブズマンが刑事訴訟や民事訴訟で証人として尋問された場合、私の身元を明らかにする必要がありますか？

  いいえ。オンブズマンは、刑事、民事、その他の訴訟で証人として召喚される場合、会社と内部告発者の両方から明示的に許可されている場合に限り、内部告発者の氏名と身元のみを開示します。

• オンブズマンに連絡して、面談が全部終わってから、事実や個人情報を会社に伝えるかどうかを決めるても良いですか？

  はい。オンブズマンへの連絡は、当初から完全に秘密で行うことができます。オンブズマンは面談の冒頭に、内部告発者に対して告発者の権利を通知します。面談が全部終わった時点でのみ、内部告発者は情報を会社に渡すかどうか、またどの形式で渡すかを決定します。

• 自分自身が犯罪を犯した可能性がある場合でも、オンブズマンに相談すべきですか？

  内部告発者が自ら犯罪を犯した場合でも、オンブズマンに連絡が取ることが可能です。一方、オンブズマンは、内部告発者に対して告発者の権利を通知でき、他方では既存の雇用関係の枠組み内での自己開示は肯定的に評価され、後日行われる訴訟による処罰に対する軽減効果を期待できます。

• オンブズマンは刑事事件に関する情報を直接検察庁に伝える義務がありますか？

  いいえ。本当に重大な犯罪の狭義の例外的なケースに限り、全員が検察庁に犯罪を報告する義務があります。

• 会社の担当者に影響を与える報告書はどのように処理されるのですか？

  この場合、オンブズマンは会社の経営幹部に直接連絡を取ることができます。

• 結果が出るまでにどれくらいの時間がかかりますか？

  これに対して一般的な回答はできません。数時間以内にすべて処理できる報告もありますが、大規模な調査の場合、処理には数週間を要する場合があります。